von Alexandra Günther

Schneller, höher, weiter, besser – gut ist nie gut genug. Ob es um das Aussehen geht, die Freizeit, die Ernährung oder den Job, das Schlüsselwort “Selbstoptimierung” beschreibt das Lebensgefühl einer ganzen Generation. Und hat auch unsere Arbeit neu definiert.

Täglich lesen wir neue Listen, mit welchen “Tools” die "Top-Performer:innen" es vermeintlich schaffen, um 4:30 morgens joggen zu gehen und schon ihre ersten To-Dos zu erledigen, bevor wir überhaupt die Augen aufmachen. Wir haben uns einmal in der Wissenschaft umgeschaut, welche Hilfsmittel wirklich für einen produktiveren – und entspannteren – Arbeitstag sorgen. Ohne zwingend bei Sonnenaufgang aufstehen oder bis Mitternacht im Büro bleiben zu müssen. Denn manchmal gilt noch immer die alte Weisheit: “Weniger ist mehr”.

Produktivitätskiller Stress – und was dagegen hilft

Im Streben nach höherer Produktivität setzen wir uns immer mehr unter Stress. Und wer gestresst ist, kann tatsächlich kurzzeitig die Leistung steigern. Die körperliche Alarmbereitschaft, die Stress auslöst, diente schließlich ursprünglich als lebensrettende „fight-or-flight“-Reaktion in Bedrohungssituationen. Mittel- und langfristig bewirkt Stress jedoch genau das Gegenteil: Wer ständig unter Stress steht, wird weniger effizient. Denn wer öfter krank, übermüdet oder unkonzentriert ist, kann unmöglich dauerhaft gute Leistungen erbringen. Das heißt, im Dauerstress müssen wir, um die gleichen Ergebnisse zu erzielen, immer länger am Schreibtisch sitzen.

Wie weit verbreitet die konstante Überlastung ist, zeigt auch der Stressreport der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin [1]: In der Befragung unter 18.000 Arbeitnehmer:innen gaben knapp sechzig Prozent an, verschiedene Aufgaben gleichzeitig betreuen zu müssen. Fast jede:r Zweite (44 Prozent) wird bei der Arbeit durch Störungen wie Telefonate oder E-Mails unterbrochen. Weil für 47 Prozent der Beschäftigten Ruhepausen nicht in den Arbeitsablauf passen oder sie nach eigenem Bekunden zu viel Arbeit haben (38 Prozent), lässt jede:r Vierte (26 Prozent) die Pause ausfallen.

Gerade das weit verbreitete „Multitasking“ und der Verzicht auf Pausen senken die Leistung auf Dauer deutlich. Mehrere Aufgaben auf einmal verbrauchen extrem viele Ressourcen – wie Arbeitsgedächtnis und Konzentration. Und um sich davon zu erholen, braucht es ausreichend Ruhezeiten.

Achtsamkeitstraining – also Konzentrationsübungen wie Meditation – können Abhilfe schaffen. Sie trainieren erstens die Fähigkeit, sich voll und ganz auf die aktuelle Aufgabe zu konzentrieren, und schaffen zweitens Zeiten, in denen das Gehirn “herunterfahren” kann, um wieder zu Höchstleistungen fähig zu sein. In unserer 7Mind App haben wir sogar einen Meditationskurs speziell zum Thema Konzentration.

Plane Mikropausen ein

Im Alltag ist eine erste Maßnahme, auf regelmäßige Pausen zu achten – denn die senken die Produktivität nicht, sondern steigern sie! Studien [2] weisen darauf hin, dass regelmäßige Kurzpausen am besten geeignet sind, um Müdigkeit entgegenzuwirken und produktiv zu arbeiten.

Besonders erholsam sind übrigens Pausen in der Natur. Sogar das bloße Betrachten von Naturbildern kann einen deutlichen Erholungseffekt erzielen, wie eine weitere Studie untersucht hat [3]. Eine weitere effektive Entspannungsmethode ist eine kurze Meditation, die den Kopf frei macht und das Stresslevel herunterfährt.

Mit der Tomate die Produktivität steigern: Die Pomodoro-Technik

Ein weiterer Weg, regelmäßige Kurzpausen zu etablieren und zwischendurch konzentriert zu “monotasken”, ist die Pomodoro-Technik. Ihren Namen verdankt diese Methode dem klassischen Küchenwecker in Form einer Tomate, den der Erfinder der Technik, Francesco Cirillo, in den 1980er Jahren erstmals verwendete. Heute kann man natürlich auch einen Timer am Handy oder Rechner zur Hilfe nehmen.

Dabei wird jeweils 25 Minuten lang (= ein pomodoro) konzentriert gearbeitet, gefolgt von fünf Minuten Pause. Alle vier pomodori wird eine längere Pause von zehn bis zwanzig Minuten gemacht. Das Ziel ist, Unterbrechungen in der Arbeit zu verringern – sowohl interne Unterbrechungen wie Abschweifen und Ablenkung, als auch externe wie Telefon und E-Mails. Auch das Bewältigen großer Aufgaben wird durch die Einteilung in kleine Pakete erleichtert. Denn es vermeidet die so genannte Angstblockade, den Zustand, in dem man einen so großen Berg Aufgaben vor sich sieht, dass man gar nicht weiß, wo man anfangen soll, stattdessen blockiert – und gar nichts macht.

Richtig priorisieren statt alles perfektionieren

Das Pomodoro-Prinzip der kleinen Arbeitspakete kann man sich auch als “Salamitechnik” veranschaulichen. Eine ganze (Seitan-)Salami würde man auch nicht versuchen, auf einmal zu essen, sondern sie in kleine Teile zerlegen. Entsprechend sollte man auch große, unübersichtliche Aufgaben in kleine, überschaubare Teile zerlegen und diese Schritt für Schritt abarbeiten.

Auch gegen überflüssigen Perfektionismus ist ein Kraut gewachsen: Das Pareto-Prinzip, heute besser bekannt als 80/20-Regel. Der Leitsatz des italienischen Ökonomen und Soziologen Vilfredo Pareto besagt, dass man in zwanzig Prozent der Zeit circa achtzig Prozent der Arbeit erledigt. Eine gute Daumenregel, um starken Perfektionismus loszulassen und besser zu priorisieren, anstatt alles gleichzeitig erledigen zu wollen.

Zur Priorisierung hilft wiederum die Unterscheidung in wichtige und dringende Aufgaben, zum Beispiel mit der Eisenhower-Matrix, benannt nach dem ehemaligen US-Präsidenten, der sie entwickelt hat. In dieser Matrix werden die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit geordnet. Die wichtigen und dringenden sind sofort zu erledigen, wichtige und nicht dringende werden terminiert und später selbst erledigt, nicht wichtige, aber dringende werden delegiert oder nach den wichtigeren erledigt. Unwichtige und nicht dringende Aufgaben können erst einmal liegen bleiben.

(Quelle: Einfach-effektiv.de)

Frühe Lerche oder Eule der Nacht: Hör auf deine innere Uhr

Da der nine-to-five-job heute immer mehr von flexiblen Arbeitszeiten abgelöst wird, lohnt es sich außerdem, einen Blick auf den eigenen Chronotypen zu werfen: Das heißt, wie tickt meine innere Uhr? Ob man automatisch früh oder spät einschläft und aufsteht, ist zum Teil genetisch bestimmt. Und auch die Produktivitäts- und Tiefphasen des Tages sind entsprechend von Mensch zu Mensch verschieden.

Lernt man, auf die eigene innere Uhr zu achten, kann das helfen, den Tag besser zu strukturieren. Wenn du weißt, zu welchen Tageszeiten Konzentrationsmangel droht, kannst du diese Phasen für Pausen nutzen. In Phasen von Inspiration, Konzentration und Kreativität kannst du dafür Arbeiten legen, die diese Fähigkeiten erfordern. Für eine erste grobe Einschätzung kann diese Einteilung in zwei Chronotypen helfen:

(Quelle: Karrierebibel.de)

Inzwischen wurde die Unterscheidung in Früh- und Spätaufsteher:innen (“Lerchen und Eulen”) noch weiter ausdifferenziert und in bis zu sechs Typen eingeteilt. Wem die grobe Orientierung nicht reicht, der kann sich eine individuelle Auswertung des Leibniz-Instituts für Arbeitsforschung an der TU Dortmund per Mail schicken lassen. Dazu muss man nur ein paar Fragen zum eigenen Tagesrhythmus beantworten, unter diesem Link.

Welche Strategien du auch wählst, um deine Produktivität zu steigern: Hör auf dich und deine Bedürfnisse. Denn um die eigene Arbeitsweise spürbar zu verbessern, reicht es schon, ein bis zwei Techniken auszuwählen und sie achtsam einzusetzen. Und meistens weiß man ja sowieso selbst am besten, was man braucht.

Quellen:

[1] BAuA - baua: Bericht - Stressreport Deutschland 2019 - Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin. www.baua.de. Accessed December 29, 2023. https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Berichte/Stressreport-2019.html

[2] Tired at the office? Take a quick break; your work will benefit. ScienceDaily. https://www.sciencedaily.com/releases/2021/03/210316132124.htm

[3] Brown DK, Barton JL, Gladwell VF. Viewing Nature Scenes Positively Affects Recovery of Autonomic Function Following Acute-Mental Stress. Environmental Science & Technology. 2013;47(11):5562-5569. doi:https://doi.org/10.1021/es305019p